Il Software
Funzionalitą del data entryPer facilitare il lavoro di immissione e di aggiornamento dei dati e per ridurre i rischi di errori di digitazione, il progetto fornisce un software di data entry, ArtIn, che propone le liste dei lemmi autorizzati, consente di selezionarli, relazionarli e inserirli in automatico. Ad esso è associato un tool che esegue la validazione delle schede secondo le norme concordate con ICCD.
Si è ritenuto fondamentale dotare il data-entry dello strumento che esegue la validazione, in modo da consentire agli schedatori l'immediata correzione di eventuali errori, garantendo la normalizzazione delle schede direttamente nelle singole sedi periferiche.
Dopo avere condotto un'analisi degli strumenti presenti sul mercato ed aver vagliato le offerte di modifica fornite dai loro sviluppatori, si è stabilito di adoperare come base di partenza, un sistema di catalogazione conforme agli standard ICCD sviluppato dalla società Sistemi Informativi Srl - Liberologico nell'ambito del progetto CART, finanziato dalla Regione Toscana, di cui partner scientifico tra gli altri era la Scuola Normale Superiore. Per quanto riguarda il validatore, presso la Soprintendenza di Pisa e Livorno, la società MBI aveva sviluppato un efficace strumento di validazione e di gestione in rete del patrimonio catalografico delle province di pertinenza. E' stato deciso di avvalersi di questo strumento dopo averne valutata e sperimentata l'efficacia funzionale, la robustezza dell'architettura software e la coerenza ai processi di catalogazione e agli standard ministeriali.