La volontà di registrare analisi e storia degli interventi conservativi e di restauro comportava la necessità di registrare azioni e interazioni relative alla storia degli interventi e ai criteri di scelta degli esecutori e delle metodologie (anche in rapporto all'atteggiamento tenuto di fronte a tipologie omogenee), ai rapporti tra centro e periferia (ad esempio la coerenza tra l'impostazione della Direzione generale e l'attività quotidiana delle soprintendenze), ai rapporti al centro (tra i diversi ministeri) ed infine ai rapporti in periferia (tra gli enti locali, gli uffici statali, la società civile, gli enti ecclesiastici).
In particolare era necessario che il Sistema offrisse la possibilità di individuare le metodologie di restauro e coloro che le propongono, attuano ed approvano e a quale titolo, ma anche quella di individuare e classificare le vicende esterne delle opere (ad es. trasferimenti in sedi museali, trasferimenti per esposizioni, tentate alienazioni, furti e danneggiamenti, riproduzioni e falsificazioni) mantenendone la relazione con le persone e gli enti coinvolti oltre che, naturalmente, con la fonte documentaria.
Quanto a quest'ultima, era altresì necessario che la fonte iconografica potesse essere registrata alla pari di quella scritta e non prevista come semplice corredo di essa, dal momento che i saggi condotti in archivio avevano messo in evidenza numerosi casi in cui la memoria di antichi interventi era affidata solamente a riproduzioni fotografiche.
I requisiti